Особенности электронного хранения документов

В связи с приходом информационных технологий произошло немало изменений как в частной жизни людей, так и в организации работы офиса. Благодаря появлению Интернета, компактных электронных носителей информации многие задачи стали более простыми и больше не требуют большого количества времени и труда. Одной из таких задач является архивное хранение документов – то, на что раньше требовалось потратить немало часов и сил, сегодня можно сделать быстро и качественно.

Практически в каждом офисе сегодня есть электронный архив. Особенность электронного архивирования сведений состоит в том, что все документы направляются в архив, находящийся на электронном устройстве, сразу же после того, как с ними была завершена работа в делопроизводстве. Такой подход дает возможность обеспечить максимальный уровень сохранности архива, централизованное хранение, распределенный доступ при помощи локальной сети, быстрый поиск.

Немаловажно и то, что доступ в мобильный банк можно легко регулировать (пароли, защита), а в случае необходимости сделать его централизованным (через Интернет, телефон и другие средства связи, устройства). При этом уменьшаются временные затраты на создание базы данных – она формируется в процессе регистрации документов.

Базы данных используются исключительно для справочной работы и могут быть переписаны на внешние носители информации, в качестве которых может выступать жесткий диск компьютера, внешний жесткий диск, компакт-диск или любой другой архивный носитель. Если необходимость доступа к архивным документам появляется очень часто, то лучше всего использовать внешние жесткие диски, размер и емкость которых определяются потребностями конкретной организации. Когда же документы из архива нужны редко, то можно выбрать другие варианты, которые не предполагают быстрый доступ к информации, но дают возможность сэкономить на носителях, обеспечить более надежное хранение, нужный уровень секретности.

Система электронного документооборота предполагает определенные сроки хранения для каждого типа документа. В данном случае все зависит от формы собственности предприятия, типа организации, сферы деятельности. Так, срок хранения документов в государственных структурах устанавливается соответствующими законами, а вот длительность хранения архива той или иной компании зависит от требований производства, задач и т.д. Но сегодня хранение документов уже не является проблемой, так как современные носители информации дают возможность весьма компактно хранить огромные объемы информации без лишних затрат финансов и сил.